BIZNESOWE FORMY TOWARZYSKIE W MIEJSCU PRACY – cz. 2

O zachowaniu się w miejscu pracy

Prawdą jest to, że dla większości ludzi praca stanowi główny ośrodek ich życia: w firmie spędzają przeważającą część czasu, dzięki czemu wielu kolegów znają lepiej niż własnego partnera. A więc i w miejscu pracy powinni okazywać dobre maniery, które w życiu prywatnym uważają za coś oczywistego. Zobaczmy więc na co najbardziej zwrócić uwagę.

Punktualność:

W epoce elektronicznych zegarów i elastycznego czasu pracy często nie jest ważne, kiedy przychodzisz, jeśli tylko przepracujesz określoną warunkami umowy liczbę godzin. Ale nie dotyczy to wszystkich stanowisk. Jeśli czas pracy jest ściśle ustalony, wówczas żaden szef nie będzie tolerował twoich kolejnych spóźnień. Dobra rada:

Zamiast przyjść pięć minut za późno, lepiej przyjść pięć minut za wcześnie.

Jeśli w twoim zawodzie wymagane jest punktualne przychodzenie do pracy, powinieneś
z zapasem obliczyć czas konieczny na przejazd, aby mimo nieprzewidzianych sytuacji zdążyć na wyznaczoną godzinę.

Jeśli umówiłeś się na spotkanie, grzeczność wymaga, abyś zjawił się punktualnie, bo z pewnością nie chciałbyś zburzyć całego harmonogramu pracy swojego partnera w interesach. Mógłby on też zinterpretować to jako brak zainteresowania dla jego osoby albo dla przedmiotu rozmowy. Większość ludzi nie lubi czekać, dlatego też ważna rozmowa od samego początku może przybrać niekorzystny obrót z powodu twojego spóźnienia.                    

Jak zwracać się do siebie w kontaktach służbowych:

Kiedy mamy do czynienia z osobami obcymi, na przykład klientami lub dostawcami, powinniśmy się wzajemnie przedstawiać i następnie starać się zapamiętać nazwiska. Przy następnym spotkaniu sprawi to korzystne wrażenie i stworzy klimat bliskości.

Jeśli jesteś z kimś po imieniu, co wśród równych rangą koleżanek i kolegów jest na ogół oczywiste, wówczas w kontaktach służbowych używasz imienia. W rozmowach z klientami albo dostawcami przedstawiacie się nawzajem z nazwiska. Prosisz wówczas także o wizytówkę - na wypadek, gdybyś się przesłyszał. Może się ona przydać do późniejszej korespondencji.

Pamiętaj także, że goście wysocy rangą mogą oczekiwać, ze ich nazwiska są znane, ponieważ na ogół bywają anonsowani.

Jak przyjmować gości:        

Po partnera w interesach wychodzimy do hallu albo ktoś z personelu towarzyszy mu do miejsca, w którym  odbędzie się rozmowa. Kiedy klient jest już na korytarzu, wychodzimy mu nieco naprzeciw aby zademonstrować znaczenie jego wizyty w naszej firmie.

W niektórych firmach portier objaśnia gościowi drogę do partnera, z którym będzie rozmawiał - musi ją wówczas odbyć samodzielnie.

Jeśli wchodzi gość, a ty prowadzisz właśnie rozmowę telefoniczną  przerywasz ją natychmiast uprzejmymi słowami. Jeżeli jednak twój rozmówca telefoniczny jest bardzo ważny albo wyższy rangą, wówczas prosisz gościa uprzejmym gestem, aby usiadł. Po odłożeniu słuchawki przepraszasz gościa i prosisz by się rozebrał.  Mężczyźni pomagają kobietom zdjąć płaszcz, panie zaś czynią to tylko w stosunku do starszych kobiet.

Należy pamiętać, iż garderoby nie kładziemy gdziekolwiek, tylko wieszamy na wieszaku.

Złoty sposób jak stworzyć miłą atmosferę odprężenia

Nie przystępujemy od razu do rozmowy, tylko proponujemy gościowi najpierw coś do picia
i do czasu podania napoju prowadzimy small talk. Dopiero potem pytamy o powód wizyty, na przykład: „Co mogę dla pana/pani zrobić?" lub „Czy możemy już przejść do sprawy?".

Częstujemy gościa kawą, napojami itp. tylko wówczas, jeśli nie musimy sami ich przyrządzać i podawać. Niegrzeczne i niewskazane jest zostawianie gościa samego w pokoju.

 

.....Miejsce pracy.....

Pod pojęciem miejsce pracy rozumie się nie tylko biurko albo pokój, w którym pracujemy, ale chodzi o całe otoczenie. W miejscu pracy powinna być też stworzona możliwość łatwego kontaktu z przełożonymi i innymi współpracownikami.

Sposób urządzenia miejsca pracy mówi wiele o osobowości pracownika.

Jak urządzić stanowisko pracy:

Twoje miejsce pracy będzie przytulne i ciepłe, jeśli znajdą się tam także osobiste rzeczy: poustawiaj rośliny doniczkowe, powieś na ścianie ładne obrazy, postaw na biurku fotografie rodziny, psa albo kota i utrzymuj porządek w pomieszczeniu.   

Rzeczy osobiste w miejscu pracy ukazują człowieka, a nie tylko pozbawiony oblicza trybik w maszynie.

Pamiętaj przy okazji, że zdjęcia wycięte z czasopism wyszły obecnie z mody. Nie wywrą one z całą pewnością dobrego wrażenia na twoich kolegach. Porządkuj codziennie dokumenty
i chowaj je do szafy. Wysokie góry akt mogą wprawdzie sprawiać wrażenie, że jesteś bardzo zapracowany, ale jednocześnie mogą skłaniać do zastanowienia się, dlaczego tak wiele spraw nie zostało jeszcze załatwionychJ

Palenie w miejscu pracy:

Jeśli do twojego pokoju stale ktoś wchodzi albo często odbywają się w nim rozmowy
w interesach, nie powinieneś palić. Palenie w miejscu pracy jest zresztą i tak w wielu firmach zabronione z uwagi na koleżanki i kolegów, którzy nie palą. Palacze mają wówczas najczęściej do dyspozycji wydzielone kąciki do palenia.

Pracodawcy na ogół niechętnie patrzą na palących pracowników, ponieważ w skali rocznej marnują oni wiele dni efektywnej pracy, robiąc sobie przerwy na papierosa.

Co robić dzieląc pomieszczenie z innymi osobami

Jeśli nie pracujesz sam w pokoju, twoje prywatne rozmowy telefoniczne mogą bardzo przeszkadzać kolegom. Biurko, komputer i prywatne dokumenty kolegów stanowią dla pozostałych niemalże temat tabu. Jeśli z biurka korzysta na zmianę ktoś inny, nie powinny na nim leżeć twoje prywatne rzeczy. Przeznaczone są na nie specjalne szafki albo pojemniki na kółkach. Również we wspólnie użytkowanym komputerze nie powinny się znajdować twoje prywatne zapisy. Pamiętaj też, że bliski kontakt z kolegami w tym samym biurze często wadzi do plotek. Unikaj więc obmawiania, bo możesz być pewien, że wówczas i o tobie będzie się mówiło.                                                       

Jeśli dzieli się pomieszczenie biurowe z innymi osobami, konieczna jest dyscyplina i wzajemna tolerancja.