BIZNESOWE FORMY TOWARZYSKIE W MIEJSCU PRACY – cz. 1

Formy kontaktów między pracownikami a kierownictwem, jak również między poszczególnymi pracownikami, określają w dużej mierze kulturę przedsiębiorstwa. Przede wszystkim dużą rolę odgrywa tu zachowanie przełożonych  – od kierownika grupy począwszy po szefa firmy.  Styl jaki reprezentują te osoby przenosi się na pracowników.

Uprzejmość powinna być w każdym przedsiębiorstwie jedną z naczelnych cnót, ponieważ świadczy ona o wzajemnym szacunku. Musisz wiedzieć, że wartościowy pracownik charakteryzuje się nie tylko kompetencjami, ale także dobrymi manierami.

Kontakty przełożonych z pracownikami

Jeszcze nie tak dawno w przedsiębiorstwach i urzędach szefa i pracowników dzieliła głęboka przepaść. Wielki dystans między grupami znajdującymi się na różnym poziomie w hierarchii sprawiał, że komunikacja między nimi była prawie niemożliwa. Dziś wiadomo, że ta sztywność stosunków doprowadziła nieraz przedsiębiorstwo na skraj przepaści. W takim klimacie nowoczesne idee nie miały szans rozwoju, a także nie mogły się przebić do decydentów.

Wyciągnięto z tego naukę i dziś praktykuje się styl zarządzania, który opiera się na odpowiedzialności za firmę wszystkich pracowników i jest otwarty na nowe pomysły. Taki styl zakłada wolę komunikowania się między poszczególnymi poziomami w hierarchii, co powinno się odbywać w szczerym i uprzejmym tonie.

Szef i jego współpracownicy

Podstawowym zadaniem szefa jest wydawanie poleceń i wyznaczanie zadań przy zachowaniu swobodnych koleżeńskich stosunków. Kwalifikacje kierownictwa można mierzyć także sposobem zarządzania. Wobec pracowników należy postępować uprzejmie, ale stanowczo. Opanowanie takiej sztuki zarządzania daje ponadprzeciętne wyniki i jest podstawą do tego jak być efektywnym menagerem.  

Jak wydawać polecenia?

Polecenie powinno być zawsze wypowiedziane uprzejmym tonem, ponieważ w ten sposób wyraża się szacunek dla pracownika i jego umiejętności. Ważne jest, aby szef jak najczęściej używał słów „proszę" i „dziękuję" a do tego zwracał się imiennie do swoich współpracowników. Należy pamiętać, że do kobiet najmłodszych i niezamężnych nie należy zwracać się już per „panna".

Polecenia muszą być zrozumiałe i rzeczowe, aby nie powstały nieporozumienia podczas ich wykonywania. Poza tym powinny być uzasadnione, ponieważ dzięki temu pracownik ma możliwość lepiej poznać zasady pracy w firmie. A to pozwala mu wskazywać na problemy istniejące w przedsiębiorstwie i składać propozycje ich naprawy.

Dopóki jest to możliwe ze względów zawodowych, każdy pracownik powinien samodzielnie organizować swoją pracę. Taka forma pracy pobudza współodpowiedzialność za firmę i zwiększa wydajność pracy.

Pochwała i krytyka

Wykonanie polecenia musi być pod każdym względem perfekcyjne, gdyż należy zyskać uznanie przełożonego. Pochwała jednego pracownika zaś motywuje inne osoby w dziale do lepszej pracy. Źle świadczy o stylu kierowania firmą, jeśli szef krytykuje pracownika w obecności jego koleżanek i kolegów.

Dobry zwierzchnik poprosi podwładnego do gabinetu na rozmowę w cztery oczy, a potem nie będzie się wypowiadał wobec innych współpracowników na temat treści rozmowy. Z doświadczenie wiem, że niestety wielu pracodawców zapomina o tej niezwykle ważnej zasadzie J

Autorytet przełożonego

Również ogólna postawa szefa wpływa w znacznym stopniu na klimat w miejscu pracy. Przełożony musi przede wszystkim promieniować spokojem. Musi mieć autorytet wśród pracowników i nie budzić w nich lęku swą silną osobowością.

Ponadto, dobry szef powinien czasem także sam zakasać rękawy i włączyć się do wykonania zadania, bo w ten sposób może zademonstrować nie tylko swoje kwalifikacje kierownicze, ale także kompetencje zawodowe, dzięki czemu wzrośnie jego uznanie wśród pracowników.

Szef powinien być obiektywny i rzetelny wobec pracowników. Kiedy bowiem pracownicy czują się potraktowani niesprawiedliwie, zdecydowanie maleje ich motywacja do pracy. Przełożony musi być tez otwarty na argumenty i propozycje innych.

Jak zachowywać dystans?

„Kumplowski” styl kierowania firmą kryje w sobie pułapki, ponieważ łatwo zaciera się wówczas konieczny autorytet i związane z tym bariery. A to z kolei może prowadzić do nieporozumień i osobistych uraz, w sytuacji kiedy zatraciło się dystans i dopiero wskutek konfliktu trzeba go na nowo odbudowywać.

W wielu przedsiębiorstwach zanika zwyczaj zwracania się do siebie po imieniu przełożonych i pracowników, który kiedyś uznano za niezbędny do stworzenia dobrego klimatu w firmie. Z jednej strony bowiem okazało się, że między osobami, które mówią sobie po imieniu wcale automatycznie nie zapanował klimat odprężenia, natomiast z drugiej strony przekonano się, że będąc ze sobą na „pan" i „pani”, można stworzyć w pracy przyjacielską atmosferę, nie burząc słowem ty" koniecznego dystansu.

Jak świecić przykładem?

Aroganckie zachowanie szefa nie ma wprawdzie dla niego bezpośrednich negatywnych skutków, ponieważ znajduje się on na wyższym szczeblu w hierarchii, jednak na dłuższą metę może być powodem zmniejszania się motywacji personelu do pracy i wydajności. Taki szef musi też walczyć z dużą płynnością kadr, co w rezultacie pogarsza jakość pracy.

Nawet jeśli niektórzy uważają to za „cool”, przełożony nie powinien w obecności podwładnych kłaść stóp na biurku albo innych sprzętach. Powinien być zawsze świadomy tego, że nie jest u siebie w domu tylko w miejscu pracy. Zbyt swobodne zachowanie może oddziaływać ujemnie na współpracowników i w rezultacie powodować opieszały i niezdyscyplinowany stosunek do pracy.

Pracownicy i ich szef

Szef może w pewnym sensie decydować o karierze zawodowej, a tym samym o przyszłości pracownika. Nie należy jednak z tego powodu  traktować przełożonych jak bogów i zachowywać się wobec  nich służalczo. Z drugiej zaś strony zwierzchnik nigdy nie powinien być traktowany jak kumpel, nawet jeśli jego zachowanie upoważnia do tego. Może się bowiem okazać bardzo bolesne, jeśli szef zechce kiedyś użyć swego autorytetu.

Poprawne zachowanie

Nie bądź zbyt swobodny wobec swoich przełożonych. Wyrażaj mową ciała uznanie
i szacunek, zachowując jednak pewność siebie - płaszczenie się nie jest już w modzie. Nigdy nie trzymaj rąk w kieszeni w obecności szefa i nie siadaj niedbale.

Wobec szefa nie przybieraj też niedbałego tonu, nawet jeśli on sam tak właśnie się zachowuje wobec podwładnych. Zwracaj się do przełożonego, wymieniając zawsze jego tytuł albo stanowisko.

Na ogół pierwszy pozdrawia ten, kto wchodzi do pomieszczenia. Jeśli jest to szef, wówczas nie powinieneś czekać długo na jego pozdrowienie, tylko pogodnym tonem go powitać.

Rozmowa w cztery oczy

Jeśli chcesz porozmawiać z przełożonym, nie powinieneś zjawiać się u niego bez zapowiedzi. Poproś sekretarkę, aby cię z nim umówiła, a następnie przyjdź punktualnie o wyznaczonej porze. Zaczekaj, aż sekretarka cię zaanonsuje, następnie zapukaj do drzwi, poczekaj na słowo „proszę" i dopiero potem wejdź.

Nowoczesny zwierzchnik, który zna dobre maniery, wyjdzie ci naprzeciw, poda rękę i poprosi, abyś usiadł. Jeśli tak się nie stanie, tylko szef będzie siedział nadal za biurkiem, poczekaj przy drzwiach, aż coś powie. Nie wyrywaj się, aby mu uścisnąć rękę, i usiądź dopiero wówczas, kiedy cię zaprosi. Nie opowiadaj mu rozwlekle o swojej sprawie, tylko wyrażaj się krótko i zwięźle.